学校現場で使えるタスク管理術10選｜忙しい先生でも仕事が回る仕組みづくり
■ はじめに
学校現場は「突発業務」「同時進行」「期限が曖昧」など、タスク管理が難しい環境です。
そのため、一般的なビジネス向けのタスク管理術がそのまま使えないことも多いもの。
この記事では、学校現場の特性に合わせた“教員専用のタスク管理術”を紹介します。
明日からすぐに使える方法ばかりなので、ぜひ取り入れてみてください。
■ 1. タスクを「授業」「事務」「生徒対応」「校務分掌」に分ける
学校の仕事は種類が多すぎるため、まずは分類が必須です。
● おすすめの4分類
- 授業（準備・教材研究・評価）
- 事務（書類・会議・提出物）
- 生徒対応（指導・面談・保護者対応）
- 校務分掌（委員会・行事・係）
分類するだけで、
「何から手をつければいいかわからない」
という状態が一気に減ります。
■ 2. “今日やること”は3つだけに絞る
学校現場は予定通りに進まないため、
1日のタスクは3つに絞るのが最も現実的。
● 例
- 明日の授業準備
- 提出書類の作成
- 生徒対応の記録整理
3つ終われば「今日はOK」と決めることで、精神的な負担も軽くなります。
■ 3. 授業準備は「型」を作って時短する
授業準備は時間がかかる最大の要因。
そこで、授業準備のテンプレート（型）を作ると劇的に時短できます。
● 例：授業準備の型
- ねらい
- 導入
- 展開
- まとめ
- 板書計画
- ワークシートの有無
- 評価方法
この型に沿って準備すれば、迷う時間が減り、質も安定します。
■ 4. 「5分でできる仕事」をリスト化してスキマ時間に処理
学校はスキマ時間が多いので、短時間でできる仕事をまとめておくと効率が上がります。
● 例
- 保護者への連絡帳返信
- 授業の板書計画だけ作る
- Googleフォームの回答チェック
- 生徒の提出物の確認
スキマ時間を積み重ねると、1日で30〜60分の時短になります。
■ 5. 放課後の30分は“静かな作業”に固定する
放課後は来客・電話・生徒対応が多く、集中しづらい時間帯。
そこで、最初の30分だけは「誰にも邪魔されない作業」に固定します。
● 例
- 明日の授業準備
- 書類作成
- 成績処理
最初の30分で“核となる仕事”を終わらせると、残業が減ります。
■ 6. 校務分掌は「年間スケジュール化」して見える化
行事や委員会の仕事は、突発的に見えて実は年間で決まっています。
● 例
- 4月：年間計画作成
- 6月：中間報告
- 10月：行事準備
- 2月：次年度引き継ぎ
これを一覧化すると、
「今やるべきこと」と「まだやらなくていいこと」が明確になります。
■ 7. ICTを使って“紙の仕事”を減らす
学校は紙文化が根強いですが、ICTを使うとタスク管理が一気に楽になります。
● おすすめの活用例
- Googleフォームでアンケート回収
- Googleスプレッドシートで提出物管理
- Classroomで課題配布
- Teamsで職員間の連絡を一本化
紙の管理が減るだけで、仕事量が体感で3割減ります。
■ 8. 「やらない仕事」を決める
学校は“やらなくてもいい仕事”が多いのが現実。
● 例
- 過剰な掲示物
- 形式だけの会議資料
- 毎日やらなくてもいい清掃指導
- 目的が曖昧なプリント作成
「やらない」と決めることも、立派なタスク管理です。
■ 9. 保護者対応は“テンプレート化”して時短
保護者対応は時間がかかるので、テンプレート化が有効です。
● 例
- 欠席連絡への返信
- 軽微なトラブル報告
- 面談の日程調整メール
テンプレートがあるだけで、対応時間が半分になります。
■ 10. 1週間の振り返りで“改善ポイント”を見つける
タスク管理は「振り返り」が最重要。
● 振り返りのポイント
- 予定通りに進まなかった理由
- 時間がかかった仕事
- 逆に短時間で終わった仕事
- 来週に回すべき仕事
改善を繰り返すことで、仕事の質もスピードも上がります。
■ まとめ
学校現場は忙しく、突発的な仕事も多いですが、
タスク管理の仕組みを整えるだけで、仕事は確実に軽くなります。
今回紹介した10の方法は、どれも明日から実践できるものばかり。
自分に合うものを少しずつ取り入れて、働き方を整えていきましょう。
